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La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques
La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques
Michel Roberge
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Year:
2011
Language:
french
ISBN 10:
2981127543
ISBN 13:
9782981127549
File:
PDF, 6.96 MB
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La gestion intégrée des documents GID en format papier et technologiques Documents administratifs Documents d’archives Documentation de référence Éditions GESTAR Michel Roberge @ La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques Documents administratifs Documents d’archives Documentation de référence Éditeur : Michel Roberge info@editionsmichelroberge.com ISBN 978-2-9811275-4-9 2009 - Édition originale sur papier 2011 - Édition en format PDF Tous droits réservés pour tous les pays Cet ouvrage est enregistré auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada : 1071715 Dépôt légal - 2ième trimestre 2011 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques Documents administratifs Documents d’archives Documentation de référence Michel Roberge Notes liminaires Pour communiquer avec l’auteur afin de lui transmettre vos commentaires ou vos questions ou pour toute demande de participation à des conférences, colloques ou congrès : michel.roberge@sympatico.ca Pour consulter la liste des hyperliens annoncés par le symbole dans cet ouvrage : www.editionsmichelroberge.com/01gid/references.htm Présentation générale Avant‐propos Introduction PREMIÈRE PARTIE L’ENVIRONNEMENT D’UN SYSTÈME DE GID Module 1 : Les organisations et leurs caractéristiques Module 2 : Les ressources à gérer Module 3 : Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques Module 4 : L’environnement légal et réglementaire Module 5 : Les métiers de la gestion intégrée des documents (GID) DEUXIÈME PARTIE LE CONCEPT DE GID Module 6 : La GID et sa place dans une organisation Module 7 : Les composantes d’un système de GID Module 8 : Les fonctions d’un système de GID Module 9 : Le transfert et la migration des supports TROISIÈME PARTIE LA GESTION D’UN PROJET DE GID Module 10 : La gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système de GID Module 11 : La gestion d’un projet de mise à niveau d’un système e; xistant QUATRIÈME PARTIE LES FACTEURS DE SUCCÈS Module 12 : Les facteurs de succès Conclusion Lexique Index Table des matières Avant‐propos Introduction 0.7 De l’archivistique à la gestion intégrée des documents (GID) 0.9 Des documents en format papier aux documents technologiques 0.13 PREMIÈRE PARTIE L’ENVIRONNEMENT D’UN SYSTÈME DE GID Module 1 Les organisations et leurs caractéristiques Des entités juridiques 1.2 Les organismes publics au Québec 1.2 Le Lieutenant‐gouverneur, l’Assemblée nationale et les organismes en relevant 1.2 Les ministères et les organismes du gouvernement (MO) 1.2 Les tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs 1.3 Les organismes des réseaux publics 1.3 Les organismes municipaux 1.3 Les organismes de santé et de services sociaux 1.4 Les organismes d’éducation 1.4 Les organismes privés assimilés à des organismes publics 1.4 Les organismes de santé et de services sociaux 1.4 Les organismes d’éducation 1.4 Les ordres professionnels 1.4 Les organisations du secteur privé québécois 1.5 Les entreprises à but lucratif 1.5 Les organismes à but non lucratif (OBNL) 1.5 Les autres organisations 1.5 La mission et les valeurs 1.7 Les produits, les services et les clients 1.9 iv LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les domaines, les fonctions et les activités 1.11 Les domaines d’affaires 1.11 Le domaine de la gestion interne 1.11 Les activités 1.12 Les politiques, les normes, les directives, les procédures et les processus d’affaires 1.13 La structure administrative 1.15 L’environnement technologique 1.17 La gestion d’une organisation 1.19 Module 2 Les ressources à gérer Les documents et les dossiers 2.1 Les documents 2.1 L’information 2.2 Les supports et leurs formats 2.3 Le papier 2.5 Les supports technologiques 2.7 Les microformes 2.7 Les supports informatiques 2.11 Les supports électromagnétiques 2.11 Les supports magnétiques 2.12 Les supports optiques 2.12 Les supports électroniques 2.15 Les supports logiques 2.16 Les caractéristiques spécifiques des documents technologiques 2.18 Les fichiers informatiques 2.20 Les courriels 2.22 Internet : sites Web, intranets et extranets 2.25 Le transfert de support 2.28 La valeur des documents 2.30 Leur authenticité 2.30 Leur fiabilité 2.30 Leur intégrité 2.30 Leur exploitabilité 2.30 La création des documents 2.32 Les documents structurés 2.32 Les formulaires 2.33 Les méthodes pour la création des documents 2.33 Typologie des documents 2.36 Les dossiers 2.37 Les dossiers en format papier 2.37 Les dossiers technologiques 2.37 Les dossiers hybrides 2.38 Typologie des dossiers 2.38 TABLE DES MATIÈRES DÉTAILLÉE Les catégories de documents et de dossiers 2.39 Les documents et les dossiers organisationnels 2.39 Les documents et les dossiers administratifs 2.39 Les documents et les dossiers actifs 2.40 Les documents et les dossiers semi‐actifs 2.40 Les documents et les dossiers inactifs 2.40 Les documents et les dossiers à protéger 2.41 Les documents et les dossiers essentiels 2.41 Les documents et les dossiers confidentiels 2.42 Les documents et les dossiers d’archives 2.43 La documentation de référence 2.44 Les contenants 2.47 Les contenants pour le papier 2.47 Les contenants pour les microformes 2.47 Les contenants pour les supports informatiques 2.47 La hiérarchie des contenants 2.48 Le papier électronique 2.49 Module 3 Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques Les normes et les bonnes pratiques internationales 3.3 La normalisation ISO 3.3 Les normes ISO pour la gestion des documents administratifs 3.4 Les principales normes ISO 3.4 Les normes générales 3.4 Les normes sur les métadonnées 3.5 Les normes sur la micrographie 3.6 Les normes sur la numérisation 3.8 Les normes sur les supports technologiques 3.8 La norme ISO 15489 – Records Management 3.9 La norme ISO 19005 – PDF/A‐1 3.10 La norme ISO 15836 – Dublin Core 3.11 Les normes ISO pour la gestion des documents d’archives 3.12 Les principales normes ISO 3.12 Les normes générales 3.12 Les normes sur l’archivage des documents en format papier 3.12 Les normes sur l’archivage des films photographiques 3.12 Les normes sur l’archivage des supports technologiques 3.12 La norme ISO 14721 – Système ouvert d’archivage d’information (OAIS) 3.13 Les normes ISO pour la gestion de la documentation de référence 3.14 Les principales normes ISO 3.14 Les normes sur l’indexation 3.14 Les normes sur les thésaurus 3.14 Les normes sur les références bibliographiques 3.14 Les normes sur les numéros normalisés 3.15 Les normes sur les microformes 3.15 v vi LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les principaux systèmes normalisés de classification 3.16 La classification décimale Dewey (CDD) 3.16 La classification décimale universelle (CDU) 3.17 La normalisation AFNOR 3.18 Les normes du Conseil international des archives (CIA) 3.19 La norme ISAD(G) – Description archivistique 3.19 Les normes complémentaires à ISAD(G) 3.20 La norme ICA‐ISDF – Description des fonctions 3.20 La norme ICA‐ISDIAH – Description des institutions d’archives 3.20 La norme ISAAR(CPF) – Notices d’autorité relatives aux noms de producteurs d’archives 3.20 Quelques autres normes américaines 3.21 Les normes de l’Association for Records Managers and Administrators (ARMA) 3.21 Les normes de l’Association for Information and Image Management (AIIM) 3.22 Les normes de la Society of American Archivists (SAA) 3.25 Les normes de la National Information Standards Organization (NISO) 3.26 L’Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard 3.28 Le projet InterPARES 3.30 MoReq2 – Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique 3.32 Le Référentiel général d’interopérabilité (RGI) – France 3.33 Les Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e‐mails – Belgique 3.34 La conservation à long terme des documents numérisés – France 3.35 Les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Québec 3.37 Les documents communs 3.37 La gestion des documents administratifs 3.38 Les organismes publics 3.38 Les documents communs 3.38 La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations 3.42 Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec 3.44 Les orientations gouvernementales en matière d’administration électronique 3.44 La politique administrative de gestion des documents actifs 3.45 La politique administrative de gestion des documents semi‐actifs 3.49 La directive sur la sécurité de l'information gouvernementale 3.52 Le Cadre de référence gouvernemental pour la gestion intégrée des documents (CRGGID) 3.57 Les outils documentaires 3.59 Les profils de métadonnées gouvernementaux 3.59 Le calendrier de conservation 3.61 Le Thésaurus de l’activité gouvernementale (TAG) 3.62 Les schèmes de classification 3.65 Les orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec 3.65 Les organismes des réseaux publics 3.66 Les organismes municipaux 3.67 Les organismes de santé et de services sociaux 3.70 Les organismes d’éducation 3.71 Les organisations du secteur privé 3.72 La gestion des documents d’archives 3.73 Les organismes publics 3.73 La politique de gestion des documents inactifs des organismes publics 3.73 Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec 3.81 Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) 3.82 TABLE DES MATIÈRES vii Les organisations du secteur privé 3.83 La politique de soutien aux archives privées 3.83 La gestion de la documentation de référence 3.87 Le Cadre de classement des publications gouvernementales du Québec (CCPGQ) 3.87 Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Canada 3.91 Les documents communs 3.91 Les normes de l’Office des normes générales du Canada (ONGC) 3.91 Les normes sur les microformes et les documents technologiques 3.91 La norme CAN/CGSB‐72.11 – Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire 3.92 La norme CAN/CGSB‐72.34 – Enregistrements électroniques – Preuve documentaire 3.93 Les principes de Sedona Canada : l’administration de la preuve électronique 3.94 La gestion des documents administratifs 3.96 Les ministères et les organismes du gouvernement du Canada 3.96 La Direction du dirigeant principal de l’information (DDPI) 3.96 Les politiques et les directives de la DDPI 3.96 Le cadre de la gestion de l’information (CGI) 3.97 Le portail de la gestion de l’information (GI) 3.99 Les normes de gestion de l’information 3.99 Les politiques et les directives de gestion de l’information 3.100 Les outils, les guides et les pratiques de gestion de l’information 3.101 Bibliothèque et Archives Canada (BAC) 3.103 Les provinces et les territoires du Canada 3.105 La gestion des documents d’archives 3.106 Le Conseil canadien des archives (CCA) 3.106 Les Règles de description des documents d’archives (RDDA) 3.108 Bibliothèque et Archives Canada (BAC) 3.110 Les provinces et les territoires du Canada 3.110 La gestion de la documentation de référence 3.111 Bibliothèque et Archives Canada (BAC) 3.111 Les Règles de catalogage anglo‐américaines (RCAA2) 3.112 Les normes MARC21 3.113 Des méthodologies propriétaires 3.115 La méthodologie DocumentFaire™ 3.115 La méthodologie DFA/ALO™ 3.115 Module 4 L’environnement légal et réglementaire Les lois et les règlements du gouvernement du Québec 4.3 Les lois et les règlements visant les organismes publics 4.3 La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4.3 Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels 4.14 La Loi sur les biens culturels 4.19 Les lois visant des ministères et des organismes du gouvernement du Québec 4.26 La Loi sur l’administration publique 4.26 La Loi sur le ministère des Services gouvernementaux 4.29 viii LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 4.31 Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé 4.40 Le Code civil du Québec 4.40 La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec 4.47 La Loi sur les archives 4.53 Le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques 4.62 Le Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées 4.66 La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information 4.70 D’autres lois pouvant viser des organismes publics ou des organisations du secteur privé 4.85 Les lois et les règlements du Canada 4.89 Les lois visant les ministères et les organismes du gouvernement du Canada 4.89 La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada 4.89 Le Règlement sur le dépôt légal de publications 4.94 La loi et le règlement sur l’accès à l’information 4.96 La loi et le règlement sur la protection des renseignements personnels 4.98 La Loi sur la protection de l’information 4.100 Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé 4.101 La loi et le règlement sur le droit d’auteur 4.101 La Loi sur la preuve au Canada 4.105 Le Règlement sur les signatures électroniques sécurisées 4.110 La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques 4.112 Les lois des provinces et des territoires canadiens 4.117 La règlementation de la gouvernance des entreprises publiques : l’exemple de la Loi Sarbanes‐Oxley 4.119 Module 5 Les métiers de la gestion intégrée des documents (GID) Les types d’intervenants en GID 5.1 Les professionnels de la GID 5.2 Les professionnels en gestion des documents administratifs 5.2 Les intervenants en conception de systèmes de GID : les analystes en processus d’affaires 5.2 Les intervenants en développement de systèmes de GID : les architectes documentaires 5.3 Les intervenants en déploiement de systèmes de GID 5.3 Les agents de changement 5.3 Les documestres 5.3 Les intervenants en évaluation et en maintenance de systèmes de GID : les analystes auditeurs 5.4 Les archivistes 5.5 Les bibliothécaires 5.5 Les techniciens en GID 5.5 Les techniciens en gestion des documents administratifs 5.5 Les techniciens en gestion des documents d’archives de conservation permanente 5.6 Les techniciens en gestion de la documentation de référence 5.6 TABLE DES MATIÈRES Les archivistes médicales 5.6 Les webmestres et les édimestres 5.7 Les gestionnaires des documents : l’ensemble du personnel de l’organisation 5.7 La formation institutionnelle en GID 5.9 La formation au Québec 5.9 La formation professionnelle 5.10 La formation universitaire de premier cycle 5.10 La formation universitaire de deuxième cycle 5.15 La formation universitaire de troisième cycle 5.18 La formation technique 5.19 La formation en techniques de la documentation 5.19 La formation en gestion des archives médicales 5.20 La formation au Canada 5.21 La formation ailleurs dans la Francophonie 5.24 Les principales associations professionnelles en GID 5.27 Les associations au Québec 5.27 Les associations au Canada 5.27 Les associations aux États‐Unis 5.28 Les associations internationales 5.28 D’autres associations ailleurs dans la Francophonie 5.29 ix x LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) DEUXIÈME PARTIE LE CONCEPT DE GID Module 6 La GID et sa place dans une organisation La définition de la GID 6.1 Le système de GID et les processus d’affaires 6.9 Le système de GID et les autres systèmes de l’organisation 6.11 Module 7 Les composantes d’un système de GID Les documents normatifs 7.3 Les politiques administratives 7.3 La politique organisationnelle de GID 7.3 Les politiques complémentaires 7.4 Les normes, les directives et les procédures 7.5 Les formulaires 7.5 Les schémas de classification 7.7 Le schéma de classification pour les documents administratifs 7.7 Les qualités d’un schéma de classification des documents administratifs 7.9 Les rubriques d’un schéma de classification des documents administratifs 7.11 Les types de codes de classification 7.15 Les subdivisions complémentaires 7.19 La construction d’un schéma de classification des documents administratifs 7.21 La maintenance d’un schéma de classification des documents administratifs 7.25 Le ou les schémas de classification pour la documentation de référence 7.27 Les autres schémas de classification 7.29 Le calendrier de conservation des documents administratifs 7.31 L’établissement des règles de conservation 7.35 Le contenu du calendrier de conservation 7.37 L’identification des documents et des dossiers à protéger 7.39 La maintenance d’un calendrier de conservation 7.41 Le thésaurus, la liste des mots clés et des noms normalisés 7.43 Le thésaurus 7.43 La construction d’un thésaurus 7.45 La maintenance d’un thésaurus 7.47 La liste des mots clés 7.48 La liste des noms normalisés 7.48 TABLE DES MATIÈRES Le logiciel de GID 7.49 L’environnement technologique 7.50 Les fonctions 7.50 L’administration de la base de données 7.50 L’enregistrement et la gestion des unités documentaires 7.51 La recherche 7.51 La production de rapports et d’étiquettes 7.52 L’application du calendrier de conservation 7.52 La gestion des flux de travaux spécifiques 7.53 Les fonctionnalités complémentaires 7.53 Les métadonnées 7.54 Le Manuel de GID 7.59 Module 8 Les fonctions d’un système de GID Les fonctions en amont et en périphérie du système de GID 8.3 Les fonctions en amont du système de GID 8.3 La création des documents 8.3 La création quotidienne des documents administratifs 8.3 La création des formulaires 8.5 La publication de documents édités 8.6 La réception et l’expédition quotidienne des documents 8.9 La réception et l’expédition des documents administratifs 8.9 La réception de la documentation de référence 8.9 Le transfert de support des documents reçus 8.10 L’authentification des documents produits ou expédiés 8.10 La reproduction des documents 8.12 Les fonctions en périphérie du système de GID 8.13 La mise à jour de certains documents administratifs 8.13 La création et la mise à jour du site Web, de l’intranet et de l’extranet 8.14 Les autres systèmes informatiques et bases de données 8.16 La gestion des documents et des dossiers administratifs 8.17 La gestion des documents et des dossiers actifs 8.17 La création, l’identification, l’enregistrement, la description et le classement des dossiers actifs 8.18 La création des dossiers 8.18 L’identification des dossiers 8.18 L’enregistrement des dossiers 8.19 La description des dossiers 8.19 Le classement des dossiers 8.19 L’identification, l’enregistrement, la description et le classement des documents actifs 8.20 Les documents en format papier 8.21 L’identification des documents en format papier 8.21 L’enregistrement de certains documents en format papier 8.23 La description de certains documents en format papier 8.23 Le classement des documents en format papier 8.24 Les documents de grande taille en format papier 8.25 xi xii LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les fichiers informatiques 8.26 L’identification des supports de fichiers informatiques 8.26 La dénomination des fichiers informatiques 8.27 L’enregistrement des fichiers informatiques 8.27 La description des fichiers informatiques 8.27 Le classement des fichiers informatiques 8.28 Les documents microfilmés 8.29 L’identification des microformes 8.29 L’enregistrement des documents microfilmés 8.30 La description des documents microfilmés 8.31 Le classement des documents microfilmés 8.31 Les autres documents 8.32 L’indexation du contenu des fichiers informatiques 8.32 Le contrôle de la circulation des documents et des dossiers actifs 8.32 Le contrôle de l’utilisation des documents technologiques actifs 8.33 La gestion des documents et des dossiers semi‐actifs 8.34 Le local d’entreposage des documents et des dossiers semi‐actifs 8.34 Le transfert des documents et des dossiers 8.37 La gestion des fichiers informatiques semi‐actifs 8.41 Le contrôle de l’utilisation et de la circulation des documents et des dossiers semi‐actifs 8.41 La réactivation de documents ou de dossiers 8.42 La gestion du sort final des documents et des dossiers devenus inactifs 8.43 Le versement des documents et des dossiers à archiver ou à trier 8.43 La destruction des documents et des dossiers en format papier et des microformes 8.46 La destruction des documents technologiques 8.47 La gestion des documents d’archives de conservation permanente 8.49 La constitution du ou des fonds d’archives de l’organisation 8.49 L’acquisition d’autres fonds ou de collections d’archives 8.49 Le traitement des documents d’archives 8.50 La préservation et l’utilisation des documents d’archives 8.51 La gestion de la documentation de référence 8.53 L’acquisition et l’enregistrement des documents 8.53 La gestion des abonnements à des publications en série 8.54 La localisation sectorielle de certains documents 8.54 Le contrôle de la circulation des documents 8.54 L’élagage des documents périmés 8.55 La gestion des autres informations consignées sur un support 8.57 TABLE DES MATIÈRES Module 9 Le transfert et la migration des supports La numérisation des documents 9.3 Pourquoi numériser des documents? 9.3 Les types de numérisation 9.4 La numérisation simple 9.4 La numérisation avec reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.5 La conversion de fichiers informatiques en images numériques 9.5 Quelques caractéristiques technologiques des images numériques 9.7 La systématisation des processus 9.9 Les ressources requises 9.10 Les ressources technologiques : le matériel 9.10 Le balayeur optique 9.10 L’ordinateur 9.16 Les supports de stockage 9.17 Les graveurs/lecteurs de disques optiques 9.17 Les ressources technologiques : les logiciels 9.18 Les ressources humaines 9.20 Les ressources financières 9.21 Le processus de réalisation 9.22 La préparation des documents à numériser 9.22 La conversion des documents en images numériques 9.23 La numérisation simple des documents 9.23 Quelques problèmes spécifiques à anticiper 9.23 Le processus de numérisation 9.24 La reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.27 Quelques problèmes spécifiques à anticiper 9.27 Le processus de reconnaissance optique des caractères 9.28 L’indexation et le repérage des documents numérisés 9.30 L’indexation des images numérisées 9.30 L’indexation automatique des documents issus de la reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.31 Les outils d’indexation et de repérage des images numériques en format PDF 9.31 Le microfilmage des documents 9.33 Pourquoi microfilmer des documents? 9.33 Les types de microfilmage 9.34 Le microfilmage des documents en format papier 9.34 Les sorties d’ordinateur sur microforme (COM/SOM) 9.35 Quelques caractéristiques technologiques du microfilm 9.36 La systématisation des processus 9.39 Les ressources requises 9.40 Les ressources technologiques : le matériel 9.40 Les caméras 9.40 Les films photographiques 9.42 Les films en rouleau 9.42 Les jaquettes 9.44 Les cartes à fenêtre 9.45 xiii xiv LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les microfiches classiques 9.45 Les microformes COM/SOM 9.45 Le matériel pour le traitement des films 9.46 Le matériel pour la duplication des films 9.46 Les lecteurs/imprimeurs/numériseurs de microformes 9.47 Les ressources humaines 9.47 Les ressources financières 9.47 Le processus de réalisation 9.48 L’indexation et le repérage des documents microfilmés 9.49 L’indexation des images sur des microfilms en rouleau 9.49 L’indexation des images sur des jaquettes et des microfiches 9.51 L’intégration dans le logiciel de GID 9.53 La migration des supports technologiques 9.55 Pourquoi migrer les supports? 9.55 Les types de migration de support 9.56 La systématisation des processus 9.56 Les ressources requises 9.57 Le processus de réalisation 9.57 Les aspects légaux liés au transfert et à la migration des supports 9.59 La documentation du processus de transfert de support 9.60 La documentation du processus de migration de support 9.60 La documentation du processus de destruction des documents ou des supports 9.61 TABLE DES MATIÈRES TROISIÈME PARTIE LA GESTION D’UN PROJET DE GID Module 10 La gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système de GID La conception du système 10.5 La rencontre initiale avec les décideurs 10.5 La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé 10.5 L’évaluation de la situation et la proposition d’un plan d’action 10.7 La réalisation d’études spécifiques 10.9 La faisabilité du transfert de support de certaines séries documentaires 10.9 La gestion de la documentation de référence 10.9 Les espaces physiques et technologiques pour la conservation des documents et des dossiers 10.10 La réflexion sur l’approche conceptuelle et opérationnelle 10.11 La mise en place d’un cadre de gestion de projet 10.13 L’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication 10.15 La gestion du changement 10.15 Le plan de communication 10.15 Le développement du système 10.19 La rédaction de la politique organisationnelle de GID 10.19 L’établissement du nouveau schéma de classification des documents administratifs 10.20 L’établissement du nouveau calendrier de conservation 10.21 La rédaction de normes, de directives et de procédures 10.22 La production du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) 10.23 Le déploiement du système 10.25 La stratégie de déploiement 10.25 La production d’un plan et du matériel de formation du personnel 10.27 La mise en place de la solution technologique 10.29 La formation du personnel 10.30 L’application initiale du calendrier de conservation 10.31 Le traitement des documents et des dossiers 10.32 Le traitement des documents et des dossiers en format papier 10.32 Le traitement des fichiers informatiques 10.38 L’évaluation et la maintenance du système 10.39 Les audits sectoriels en cours de déploiement du système 10.39 Le bilan organisationnel de fin de projet et les mesures pour assurer la pérennité du système 10.41 Les audits périodiques sectoriels et organisationnels 10.42 xv xvi LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Module 11 La gestion d’un projet de mise à niveau d’un système existant L’audit organisationnel d’un système existant 11.3 La mise à niveau du système 11.5 La mise en place d’un cadre de gestion de projet 11.5 L’élaboration d’un plan de gestion du changement et de communication 11.5 L’actualisation ou la rédaction de la politique organisationnelle de GID 11.5 La mise à niveau des outils de gestion documentaire 11.7 L’actualisation du schéma de classification 11.7 L’actualisation du calendrier de conservation 11.8 L’actualisation des normes, des directives et des procédures 11.9 L’actualisation du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) 11.9 La mise à niveau de l’application logicielle existante ou la sélection d’une nouvelle application 11.10 Le déploiement des nouveautés 11.11 La stratégie de déploiement 11.11 La production d’un plan et du matériel de formation du personnel 11.11 La formation du personnel 11.11 L’application initiale du calendrier de conservation 11.11 Le traitement des documents et des dossiers 11.11 L’évaluation de la mise à niveau du système 11.13 La maintenance du système 11.15 TABLE DES MATIÈRES QUATRIÈME PARTIE LES FACTEURS DE SUCCÈS Module 12 Les facteurs de succès La clarté du projet et de ses objectifs 12.3 Une réponse à des besoins clairement identifiés 12.3 Le champ d’action du projet 12.4 Le respect de certaines exigences 12.4 L’engagement de la direction, des gestionnaires et de l’ensemble du personnel 12.7 La volonté affirmée et continue de la haute direction 12.7 L’appui des gestionnaires 12.7 La sensibilisation du personnel 12.7 La nomination de documestres organisationnel et sectoriels 12.8 Une démarche de gestion de projet 12.9 L’utilisation d’une méthodologie structurée 12.9 Un projet collaboratif 12.9 La planification du changement 12.10 Les audits sectoriels en cours de déploiement 12.10 La qualité des composantes du système 12.11 La qualité des outils de gestion documentaire 12.11 La qualité de la solution logicielle 12.11 L’assurance de la pérennité du système 12.13 Conclusion Lexique Index Remerciements xvii Avant-propos l’aube de 35 années de métier en gestion des documents administratifs et des documents d’archives, j’ai décidé de coucher sur un support dont on annonce, depuis quelques années, la disparition des bureaux, les connaissances, l’expertise et le savoir‐ faire que j’ai progressivement acquis sur le terrain. 35 années d’engagement et de services auprès de centaines d’organismes publics et d’organisations du secteur privé de toutes tailles, d’ici et d’ailleurs, qui m’ont amené à réfléchir, à prendre un certain recul et à rechercher les solutions les plus performantes pour organiser, rendre accessible et conserver leurs documents. À UNIVERSITÉ LAVAL – C’est dans cette institution de Québec où j’ai occupé mon premier emploi régulier, que, très rapidement, j’ai été sensibilisé à l’importance du soutien aux utilisateurs du système de gestion documentaire et aux difficultés du déploiement d’un schéma de classification qui, avec le recul, n’était pas suffisamment précis et trop associé à la structure administrative de l’institution. Premier constat après une formation théorique rudimentaire, à l’époque, qui a définitivement orienté mes préoccupations professionnelles. MINISTÈRE DES RICHESSES NATURELLES – Puis, dans ce ministère du gouvernement du Québec, j’ai dû relever le défi de concevoir un nouveau schéma de classification à partir de la méthodologie qui m’avait été enseignée. Après neuf mois d’inventaire exhaustif du tiers des dossiers du secteur des mines du ministère, réalisé avec l’aide de deux techniciens et d’un agent de bureau, le sous‐ministre adjoint à l’administration m’a interpellé pour me demander si le futur système de classement des documents serait bientôt disponible; il restait à inventorier, en plus du secteur des mines, les dossiers de l’ensemble du secteur des eaux ainsi que ceux des services administratifs et juridiques. J’ai alors compris qu’il fallait imaginer une autre façon de faire, car ma table de travail débordait de milliers de fiches à analyser. De plus, mes deux années de travail professionnel dans ce ministère m’ont aussi initié à la micrographie et aux premières solutions d’indexation et d’automatisation du repérage de l’information consignée sur microfilm en séquence et non pas en ordre logique. Autre constat important pour la suite des choses. 0.2 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) CÉGEP FRANÇOIS‐XAVIER GARNEAU – C’est aussi à cette époque que j’ai osé commencer à transmettre le peu de connaissances acquises en donnant quelques cours au département des Techniques de la documentation de cette institution d’enseignement collégial de Québec : ce qui m’a forcé à conceptualiser les principes fondamentaux de gestion documentaire. Avec comme résultat, la publication d’un petit manuel consacré à La gestion des documents administratifs qui annonçait maladroitement, entre autres, le « bureau sans papier » mais qui a été avant tout la prémisse d’une approche systémique, structurée et systématique axée sur une normalisation des processus. ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC (ANQ) – Mon passage aux ANQ, au cours des années 80 m’a initié, entre autres, aux fonctions de gestion des documents d’archives de conservation permanente et au monde « merveilleux » de l’ « informatique lourde » qui alimentait le système SAPHIR . C’est en occupant mes fonctions de responsable du développement des systèmes que j’ai poursuivi mes réflexions pour développer une méthodologie de conception et d’établissement d’un schéma de classification de qualité supérieure. J’y ai découvert la redondance entre différentes structures classificatoires consultées et j’ai créé le premier modèle québécois de classification dite « universelle », applicable pour structurer les séries documentaires relatives à la gestion interne de tout type d’organisation. J’ai aussi imaginé l’utilisation potentielle d’un système de subdivisions récurrentes (uniformes et spécifiques) et uniques (nominatives) permettant d’alléger l’ensemble de la structure tout en offrant une puissance d’application à des dossiers plus complexes. C’est aussi aux ANQ que je suis entré en contact progressivement avec les technologies de l’information émergentes : appareils de traitement de texte, premiers micro‐ordinateurs et premières bases de données qui m’ont permis d’expérimenter, avec l’appui du Conservateur de l’époque, monsieur Robert Garon, les rudiments d’un mini bureau sans papier. Une présentation visuelle dans un congrès de l’Association des archivistes du Québec (AAQ) intitulée « Un bureau sans papier : un jeu d’enfant » réalisée avec ma fille et mon fils, Marianne et Julien, a permis d’illustrer le tout auprès de mes collègues amusés du métier. Par la suite, dans le cadre d’un projet conjoint ANQ/Régie de l’assurance‐maladie du Québec (RAMQ) appelé SIGDA (Système intégré de gestion des documents administratifs), l’idée d’une nouvelle forme de codification non logique associée à un schéma de classification logique a émergé. Elle sera améliorée quelques années plus tard pour devenir une codification semi‐logique expliquée dans cet ouvrage. Enfin, mon implication dans la rédaction de la Politique de gestion des documents actifs des ministères et organismes du gouvernement du Québec m’a sensibilisé à la réalité organisationnelle et fonctionnelle des organisations publiques en matière de gestion de leur information. AVANT‐PROPOS 0.3 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL (UQÀM) – Puis, mes années d’enseignement à l’UQÀM m’ont permis d’approfondir mes réflexions sur l’approche systémique et systématique et de valider un certain nombre de concepts par les échanges enrichissants avec les étudiants. Le tout s’est traduit par une révision du programme de certificat de premier cycle de l’institution en lui faisant porter l’accent d’abord sur la fonction « gestion des documents administratifs », en amont de la gestion des documents d’archives de conservation permanente s’insérant dans la continuité du cycle de vie de certains documents. J’ai donc revisité la théorie des trois âges pour la confiner à l’étape administrative des documents. J’aurais souhaité déplacer le certificat dont j’étais le responsable administratif et pédagogique du département d’histoire où il était associé à la partie « archives » du métier, matière première des historiens, vers le département des sciences administratives pour en faire vraiment une fonction liée au management de toute organisation. J’ai été plutôt déplacé vers la porte de l’institution! Pendant toutes ces années, j’ai toujours été préoccupé par l’utilisation des bons mots et des bonnes expressions associées au métier. Pas surprenant que j’aie participé avec quelques collègues à la rédaction d’un Vocabulaire de la gestion des documents administratifs que l’Office de la langue française avait commandé et qu’elle n’a malheureusement jamais publié. Comme j’ai aussi défendu bec et ongles une approche intégrée de gestion des documents administratifs actifs et semi‐actifs et des documents d’archives de conservation permanente en opposition à l’approche archivistique plus traditionnelle qui, de nos jours, a été supplantée, du moins dans l’administration publique, par le concept de gestion intégrée des documents (GID). LA CATALOGNE ET L’ESPAGNE – En 1988, au sortir du banquet offert par la France aux archivistes du Monde réunis au Palais de Versailles dans le cadre du Congrès international des archives de Paris, une rencontre avec quatre archivistes catalans a introduit dans ma vie professionnelle une expérience unique. D’abord comme coconférencier avec Madame Lucie Favier, inspecteur général des archives au premier congrès de l’Associació d’Arxivers de Catalunya, à Andorra. Puis, comme chargé de cours sur la gestion des documents administratifs dans le cadre du Màster en arxivística à Barcelona (la première fois dans l’édifice mythique des Archives de la couronne d’Aragon) puis à Girona et à Lleida. Une aventure qui, par la suite, m’a aussi amené à faire connaître ma vision de la gestion documentaire à Salamanca et à Bilbao. Une version en catalan de mon livre sur La gestió dels documents administratius a été éditée en 1992 par la Diputatió de Barcelona. En 2004, les Éditions GESTAR ont publié une version en castillan : Lo essencial de la gestión documental. GESTAR SOLUTIONS DOCUMENTAIRES – En fondant GESTAR, en 1985, j’ai pu enfin valider, peaufiner et mettre en application les concepts et les approches qui ont été et qui sont encore mes préoccupations. Des activités de recherche et développement ont permis de développer 0.4 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) progressivement une approche d’intégration des règles de conservation au schéma de classification d’une organisation, non sans argumentation auprès des autorités approbatrices des calendriers de conservation des organismes publics québécois. Au début des années 90, la recherche de solutions logicielles permettant de mettre en application l’approche théorique que j’avais définie déboucha, après quelques expérimentations, au développement du premier logiciel de gestion documentaire qui intégrait un schéma de classification et un calendrier de conservation pour un calcul automatique de la durée de vie des documents et des dossiers indexés. Le logiciel Documentik® était né. Autre innovation : l’application permettait également d’ouvrir, pour consultation sans navigation dans l’arborescence de répertoires, un fichier WordPerfect lié à une fiche descriptive de document. Les nombreuses interventions de GESTAR auprès d’organisations de toutes tailles ont progressivement permis de mettre au point une méthodologie propriétaire de conception, de développement, de déploiement, d’évaluation et de maintenance d’un système pouvant gérer à la fois les documents et les dossiers en format papier et technologiques : DocumentFaire™, un ensemble de processus documentés, reposant sur l’utilisation d’outils informatiques normalisés. Incluant une méthodologie pour l’établissement de schémas de classification de qualité supérieure : la méthodologie DFA/ALO™, expliquée dans cet ouvrage, s’appuyant sur les concepts de domaines, de fonctions et d’activités pour l’ordonnancement logique des rubriques d’un schéma de classification, rubriques dont l’intitulé normalisé décrit bien chaque activité composée d’une « Action » à laquelle est lié un « Objet ». Dans notre domaine d’affaires de plus en plus électroniques, en évolution constante et accélérée, je considère essentielle, plus que jamais, la recherche de solutions technologiques les plus ouvertes et les plus performantes. L’objectif est définitivement d’englober toutes les fonctions d’un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Dans cette perspective, j’ai réuni les compétences de collègues de travail en gestion documentaire et celles de partenaires en TI spécialisés en développement de solutions logicielles d’avant‐garde s’appuyant sur des composantes de logiciels libres (« open source »). Cette concentration de connaissances, d’expertise et de savoir‐faire a débouché, quelques mois avant la publication de cet ouvrage, sur une nouvelle vision de la mise en valeur de la mémoire organisationnelle sous forme d’Intranet/Extranet de GID : OmniDok®. Le présent ouvrage que j’ai voulu pédagogique avant tout est le résultat d’une démarche professionnelle riche et variée. Je tenais à partager avec vous tous ces acquis dans la diversité de mes expériences sur le terrain. Je souhaite qu’à l’aide de ce manuel les techniciens et professionnels en formation et en apprentissage de notre métier puissent s’initier à tous les aspects de leur future profession. J’espère aussi que les intervenants plus expérimentés pourront y trouver des éléments de réflexions les amenant à AVANT‐PROPOS 0.5 toujours rechercher des solutions nouvelles et optimales pour répondre aux besoins de leurs employeurs ou de leurs clients. En fonction de ses connaissances, de son expérience et de son savoir‐faire, que chacun puisse puiser dans les différents modules proposés les éléments lui permettant de pousser plus loin le concept de gestion intégrée des documents administratifs, des documents d’archives et de la documentation de référence. Michel Roberge Introduction D epuis l’aube des temps, l’être humain a transmis à sa descendance ses connaissances, son savoir‐faire et son expertise. D’abord, par la transmission orale susceptible de se perdre ou de se déformer – on n’a qu’à penser au jeu du téléphone arabe –. C’est la consignation de l’information sur un support qui a permis l’accumulation d’un bagage qui sera encore plus imposant demain. Les peintures rupestres dont, selon l’archéologue italien Emmanuel Anati, il existerait potentiellement près de 45 millions d’exemplaires dans pas moins de 160 pays, en sont, dans l’état actuel de nos connaissances, la première manifestation. Les plus anciennes connues auraient été produites il y a plus de 32 000 ans. Et jusqu’à l’invention de la photographie, cette forme d’art qui a peu évolué d’un point de vue technologique – la fixation de pigments de couleurs ou, plus tardivement, d’encre sur une surface solide – a servi à constituer une grande partie de la mémoire visuelle historique de l’évolution politique, sociale, économique et culturelle des civilisations qui se sont succédé. L’APPARITION DE L’ÉCRITURE – C’est avec l’invention de l’écriture, dans les sociétés humaines devenues sédentaires, maîtrisant de longue date l’agriculture et regroupées en collectivités urbaines, que va s’accélérer progressivement la transmission de la connaissance. Il semble que le premier support d’information transportable fut la glaise : des boules creuses dans lesquelles on rangeait des calculi en argile en forme de sphères, de cônes et de cylindres correspondant à des valeurs numériques ainsi que d’autres formes conventionnelles désignant les objets d’échanges. Les transactions commerciales devenant de plus en plus complexes, de nouveaux signes furent inventés afin de compléter les données quantitatives par des informations descriptives. Il y a plus de 5 300 ans, l’écriture cunéiforme serait apparue en Mésopotamie comme outil de mémorisation des informations nécessaires à la gestion des transactions d’affaires entre sociétés humaines. Les premiers contrats, gravés sur des tablettes d’argile permettaient de calculer la somme des biens matériels échangés. D’autres sociétés, ailleurs sur la planète, ont aussi connu la même évolution, créant d’autres types de signes sur d’autres sortes de supports à des fins commerciales ou religieuses. Au fur et à mesure de l’évolution des communautés humaines sédentarisées, l’écriture 0.8 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) devint peu à peu un outil de transmission de la pensée, de la mémoire historique et des acquis technologiques ainsi que, pour les classes dirigeantes, un puissant instrument de pouvoir sur les populations. LES PREMIERS SYSTÈMES DE CLASSIFICATION ET DE CLASSEMENT – Les premiers supports de conservation de l'information « administrative » (les tablettes d'argile, de cire ou de bois, les peaux animales...) étaient fragiles et soulevaient déjà un problème important de conservation, de classement et de repérage. Il semble que les premiers systèmes rudimentaires de classification et de classement étaient, malgré tout, assez efficaces. Des fouilles archéologiques ont permis de mettre à jour des entrepôts de tablettes d'argile soigneusement rangées et identifiées avec des étiquettes bien en vue. On sait également que les Égyptiens classifiaient leurs papyrus au moyen de systèmes « uniformes » et les rangeaient dans des « classeurs » faits de peaux de crocodiles sacrés. Les problèmes d'élimination des documents périmés étaient aussi de taille. Les mêmes fouilles archéologiques ont permis de découvrir un certain nombre de fosses que les spécialistes identifièrent comme autant de « dépôts d'archives » rudimentaires. Une forme primaire de « systèmes de gestion documentaire » avait déjà peut‐être fait son apparition! LES PREMIÈRES PRÉOCCUPATIONS DE PROTECTION DES « DOCUMENTS ADMINISTRATIFS » – Il y a plus de 2000 ans, les administrateurs de l'Empire romain manifestaient déjà leurs préoccupations relatives aux conditions de conservation des documents « administratifs » face à l'attitude des personnes qui en étaient responsables. Le papyrologue britannique, Sir Harold Idris Bell, rapporte que la découverte d’une lettre d'un préfet romain en Égypte nous apprend que « ... le centre de conservation des documents est inadéquat et que les documents qui y sont entreposés sont en train de se détruire; de plus, la majorité d'entre eux demeurent introuvables ». L'auteur poursuit en mentionnant qu'il « ... a trouvé un endroit plus adéquat » que l’administration devrait acquérir. Il termine son réquisitoire en insistant sur le fait qu'on « ... ne devrait rien négliger pour la conservation des dossiers essentiels… » Ça ne vous rappelle pas certains événements « sur une planète près de chez vous »? L'INVENTION DE LA CHEMISE DE CLASSEMENT ET DU REGISTRE – Un millénaire plus tard, avec l'accroissement relatif de la masse documentaire à conserver, certains « gestionnaires » réagirent : c’est ainsi que le pape Innocent III, qui a dirigé l’Église catholique de 1198 à 1216, a introduit le concept de la « chemise de classement » comme réponse aux problèmes de rangement des documents de l'Église. Aux 15e, 16e et 17e siècles, les administrations sont devenues de plus en plus complexes : il en a été de même des dossiers, à une époque où le papier devint le principal support d'information. Ce support facilitait bien sûr l'emmagasinage et la diffusion de l'information administrative, mais les quantités de plus en plus imposantes de « feuilles volantes » causaient de sérieux problèmes de repérage. Les organisations commencèrent alors à recueillir, sous forme de registres, des copies de lettres reçues ou envoyées et d'autres documents. On inventait par le fait même un contrôle sur les documents individuels et INTRODUCTION 0.9 l'usage du registre se répandit de plus en plus. Il a continué à être utilisé jusqu'à nos jours, entre autres maintenant sous forme de fichiers PDF dans lesquels sont assemblés des dizaines, voire des centaines d’images de documents. Ces quelques références chronologiques rapides ne mettent en évidence que quelques jalons de l’évolution des moyens de création et de conservation de l’information portée par un support dans la longue histoire de l’Humanité. Force est de constater que 5 300 ans après l’apparition des premières formes d’écriture, les documents qui nous sont toujours accessibles constituent la somme des connaissances, du savoir‐faire et de l’expertise qui ont rendu possible le progrès de nos sociétés avec, le pire et le meilleur confondus. O–o–o–O De l’archivistique à la gestion intégrée des documents (GID) La réflexion sur l’organisation, la conservation, l’utilisation et la gestion des documents dans les administrations publiques remonte au XIVe siècle, époque où sont apparus les premiers « centres d’archives » regroupant les documents appuyant les droits de l’administration des États. Il faudra attendre deux siècles plus tard pour voir apparaître les premiers documents normatifs à l’origine du métier actuel de spécialiste de la GID. L’ARCHIVISTIQUE À LA FRANÇAISE – La France a été le leader dans la conceptualisation des processus de gestion et de mise en valeur des documents d’archives de conservation permanente. C’est d’ailleurs à l’historien, bibliothécaire et archiviste français Natalis de Wailly, que l’on doit, en 1841, le principe de la constitution et du respect des fonds documentaires. Cette norme toujours reconnue universellement vise à considérer les ensembles de documents en fonction de leur provenance – l’organisation qui les a produits ou reçus –, les fonds d’archives étant progressivement constitués comme preuve des droits et des activités de l’organisme et comme source privilégiée de l’histoire, préoccupation première des archivistes français de l’époque. Toute la théorie de l’archivistique qui fut par la suite élaborée fut consignée, en 1970, dans un manuel, outil de référence majeur pour qui souhaitait s’initier au métier d’archiviste et approfondir les concepts encore appliqués de nos jours dans les institutions gardiennes de documents d’archives. LE RECORDS MANAGEMENT (RM) À L’AMÉRICAINE – La Première Guerre mondiale et celle qui a suivi ont mis en évidence l’importance pour les nations belliqueuses d’assurer la protection d’informations sensibles contenues dans un certain nombre de documents. De plus, à la fin des conflits, surtout après 1945, il fallait trouver des solutions face à l’accumulation de quantités phénoménales de documents et de dossiers, 0.10 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) entre autres ceux découlant des nouveaux services à offrir aux vétérans et aux veuves de guerre. Un principe, la théorie des trois âges, fut alors énoncé : les documents passent successivement par trois phases. Ils sont d’abord actifs, utilisés couramment; ils deviennent semi‐actifs, moins utiles; enfin, après leur utilisation à des fins administratives, certains d’entre eux ont comme sort final la conservation permanente alors que d’autres sont voués à la destruction. Les fondements du Records Management furent par la suite établis, en 1947, par l’archiviste américain Theodore R. Schellenberg . La distinction entre l’ « Archives Management » et le « Records Management » allait se concrétiser par la création des National Archives and Records Services (NARS) dans la structure administrative des Archives américaines et grandement influencer l’approche québécoise. Un des ouvrages phares sur le sujet a sans nul doute été celui de William Benedon publié en 1969 et intitulé Records Management. L’ARCHIVISTIQUE À LA QUÉBÉCOISE – Au Québec, la pratique de la gestion documentaire a suivi le modèle français jusqu'au début du 20e siècle où, suite aux expériences américaines, elle se transforma peu à peu. L’institution responsable uniquement de la garde des documents d’archives de conservation permanente du Québec a été créée en 1920. Les premiers systèmes de gestion des documents administratifs (Records Management) ont été déployés à Hydro‐Québec et dans un ou deux ministères du gouvernement québécois vers la fin des années 60. Au début des années 70, au sein de l’Association des archivistes du Québec, la dichotomie « archives » et « gestion des documents » s’est rapidement imposée sous la forme de deux sections professionnelles. Dans les années 80, avant l’adoption de la loi québécoise sur les archives, une approche dite de l’« archivistique globale » fut élaborée à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Cette théorie qualifiait d’ « archives » tous les documents actifs, semi‐actifs et inactifs d’une organisation et d’ « archivistes » les professionnels spécialistes de leur gestion, tentant de fusionner les concepts français et américains. Si le modèle proposé pouvait s’appliquer dans certaines universités pour des raisons stratégiques, ce concept n’a jamais correspondu à la réalité gouvernementale québécoise où les « archivistes » étaient et sont toujours regroupés au sein des Archives nationales du Québec (ANQ), aujourd’hui Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Dans les ministères et les organismes gouvernementaux, ce sont plutôt des analystes ou conseillers en gestion des documents qui sont responsables de la conception, du développement et du déploiement des systèmes de gestion documentaire. LA GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET DES ARCHIVES (GDAA) – Quelques années plus tard, à l’Université du Québec à Montréal (UQÀM), la distinction des fonctions liées à la gestion des documents administratifs, d’une part, et à la gestion des archives, de l’autre, le tout intégré dans une démarche globale, remettait en cause l’approche archivistique. Selon ce modèle conceptuel, les documents et les dossiers ont d’abord une vie administrative et sont utilisés par une clientèle administrative qui s’en sert INTRODUCTION 0.11 pour réaliser les activités permettant de réaliser la mission de l’organisation. Les spécialistes de la gestion des documents administratifs sont responsables de la conception et du développement des systèmes requis et apportent leur soutien pour leur déploiement dans l’organisme. L’identification et la protection des documents d’archives de conservation permanente sont la suite logique des activités de gestion des documents actifs et semi‐actifs et sont sous la responsabilité des archivistes qui doivent en assumer la garde et la mise en valeur. Cette approche mettait aussi en évidence la mise en place de « systèmes » de gestion documentaire s’appuyant sur une démarche de systématisation des processus. Elle déboucha rapidement sur le concept de Système intégré de gestion des documents administratifs (SIGDA) prônant l’intégration des outils de gestion documentaire (schéma de classification, calendrier de conservation et solution logicielle) et la gestion des documents, peu importe le support d’information utilisé (papier, microforme, supports technologiques). LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GÉD) – Au cours des années 90, avec la prolifération des fichiers informatiques et le développement de l’industrie du logiciel, le concept de Gestion électronique des documents (GÉD) fit son apparition. Il s’agissait en fait de la réponse technologique apportée par des technologues à l’« archivage » des documents numériques. Selon les spécialistes de la GÉD, le papier devait désormais s’éliminer par lui‐même dans les organisations pour ne laisser la place qu’à l’information virtuelle qu’il ne serait plus nécessaire de gérer : l’indexation automatique et la recherche des contenus ainsi que la génération et l’utilisation de métadonnées descriptives permettraient de résoudre automatiquement, ou presque, les problèmes liés à la création, au stockage, au repérage et à l’utilisation des documents. Plus besoin de schéma de classification pour structurer et constituer les dossiers, ni de calendrier de conservation pour gérer leur cycle de vie. Les capacités de stockage grandissantes et les coûts à la baisse des supports électromagnétiques ne justifieraient pas les efforts traditionnels de gestion documentaire. Mais il y avait un hic : que faire avec les masses de documents et de dossiers qui continueraient à être générées en format papier? Les numériser. Élémentaire, mon cher Watson! LA GESTION DES CONNAISSANCES (KM) – Puis apparut le « Knowledge Management », la gestion des connaissances que l’encyclopédie libre Wikipédia définit à juste titre comme étant « l'ensemble des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d'identifier, d'analyser, d'organiser, de mémoriser, et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle‐même (marketing, recherche et développement…) ou acquis de l'extérieur » en vue d'atteindre les objectifs fixés. L’accent étant mis sur l’information, le savoir, le savoir‐faire et l’expertise, plus que jamais la consignation et la gestion de cette information deviennent un objectif majeur dans un organisme pour protéger ses droits et ses propriétés intellectuelles et assurer sa compétitivité et sa pérennité. 0.12 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) LA NORME ISO 15489 « RECORDS MANAGEMENT » ‐ Un événement majeur marqua le début du XXIe siècle : la publication, en 2001, d’une nouvelle norme ISO qui fournit un certain nombre de recommandations pour la gestion des documents des organismes publics et des organisations du secteur privé, sans égard au support qui porte l’information. L’objectif de cette norme qui officialise à l’échelle internationale cette fonction administrative est de garantir que tous les documents bénéficient de l’attention et de la protection qu’on doit leur accorder afin que leurs valeurs de preuve et d’information soient assurées pendant tout leur cycle de vie. Il ne restait qu’un pas à franchir pour que soit énoncé le concept de Gestion intégrée des documents (GID). LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) – En 2003, le Québec adoptait sa Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui reconnaît la valeur juridique d’un document, peu importe le support sur lequel est consignée l’information composée de textes, d’images ou de sons. Quelques années plus tard, le gouvernement du Québec, dont Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), adopte le modèle conceptuel de la Gestion intégrée des documents (GID) administratifs, d’archives ou de référence en format papier et technologiques. Cette approche trouve maintenant des adeptes dans les autres organismes publics et, de plus en plus, dans les organisations du secteur privé québécois, les concepts liés à la GÉD et à l’archivistique étant de moins en moins utilisés dans le vocabulaire courant. Pendant ce temps, en 2009, le gouvernement français optait pour l’expression « gestion de l’archivage » en lieu et place de « Records Management » alors que dans le monde anglo ‐saxon, une panoplie d’expressions servent à identifier en tout ou en partie cette fonction administrative: Records and Information Management (RIM), Enterprise Content Management (ECM), Information Management (IM), Business Process Management (BPM), Electronic Records Management (ERM), Information Access Organization (IAO), Email Management (EMM), Documents Management Systems (DMS)…! O–o–o–O INTRODUCTION 0.13 Des documents en format papier aux documents technologiques Parallèlement à la conceptualisation de la fonction, les outils de création, de conservation, de repérage et d’utilisation des documents ont évolué et continuent d’évoluer à la vitesse de l’éclair. Des années 60 à nos jours, nous sommes passés de la préhistoire technologique à l’emploi de moyens qu’on qualifie de plus en plus versatiles, mais aussi considérés par plusieurs spécialistes comme étant de plus en plus fragiles. Toutefois, un peu à l’image des dragons des Îles Galapagos qui ont survécu à l’évolution des espèces, certains supports d’une époque plus ou moins lointaine résistent encore à la pression technologique, tels le papier et les microformes dont on annonçait la mort prématurée au cours des années 80. Force est de constater, par exemple, que le rêve du « bureau sans papier », mauvaise traduction de l’expression américaine « Paperless Bureau », continue de relever de la pensée magique. 0.01 LE PAPIER ET SON ENVIRONNEMENT DE GESTION – Il y a 50 ans, le papier, support unique de stockage d’information écrite et graphique, était envahissant dans toutes les administrations. Il était produit à la main ou à l’aide de machines à écrire qui, elles‐mêmes, sont passées du principe d’impression à l’aide de marteaux à celui du cylindre ou de la sphère garnie de fontes. Les principaux contenants servant à ranger ces documents – les chemises de classement – ont d’ailleurs marqué l’imaginaire, associés qu’ils étaient, avec raison d’ailleurs, à la notion de dossier. Le support de l’information de l’époque était des plus rudimentaire. De plus, il exigeait de nombreuses manipulations pour le classer et l’utiliser. Même les outils d’indexation étaient aussi embryonnaires : fiches de carton ou languettes de bois insérées dans des panneaux métalliques, triées par ordre alphabétique selon les données descriptives des dossiers. C’était aussi l’époque des cassettes sonores puis vidéos. Et avec l’arrivée des photocopieurs, la multiplication trop facile des documents. LA MICROGRAPHIE APPLIQUÉE AUX BESOINS DES BUREAUX – Comme alternative au papier, à des fins de protection de certaines séries documentaires ou, au début des années 80, pour automatiser le repérage de l’information, les microformes se sont avérés comme des outils modernes, voire avant‐gardistes de gestion documentaire. Il faut dire que la technologie avait été inventée à la fin du XIXe siècle et ses possibilités pour combler des besoins administratifs n’ont été perçues que vers les années 50. Des systèmes plus ou moins sophistiqués de repérage des images sur film ont permis à cette technologie, pendant un certain temps, de faciliter la consultation de masses documentaires importantes. L’arrêt de la production et de l’entretien de ces lecteurs sophistiqués de microformes a rendu ces systèmes obsolètes. Cependant, encore de nos jours, le microfilm demeure une alternative technologique envisageable pour la préservation à très long terme de documents par rapport au format numérique dont la pérennité est mise en doute par l’évolution trop rapide des formats de fichiers et des supports de stockage sécuritaires. 0.14 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) L’ANTRE DE L’INFORMATIQUE LOURDE – L’apparition des maxi puis des mini ordinateurs, a certainement donné le coup d’envoi de la révolution technologique qui a suivi. Contrôlées par des spécialistes d’un langage réservé aux initiés, les gros ordinateurs ou « main frames », ces grandes machines mystérieuses, installées dans des locaux inaccessibles, permettaient de traiter des données recueillies à partir de cartes perforées et de restituer une quantité importante d’information… sur papier. Toutes les applications informatiques d’alors étaient le résultat de « développements maison » réalisés à partir de langages de programmation incompréhensibles par le commun des mortels. L’ÉMERGENCE DES OUTILS DE BUREAUTIQUE – Mais la grande informatique annonçait l’avènement d’un concept qui démocratisera les outils performants de création, d’indexation, de repérage, d’utilisation et même d’échange d’information intra et extra organisation : la bureautique. Ce furent d’abord les appareils de traitement de texte et les premiers supports magnétiques sous forme de disques souples dont la taille se réduisit progressivement de façon inversement proportionnelle à leur capacité. Puis apparurent les micro‐ordinateurs plus puissants, avec leurs unités de disques durs internes, autonomes et très rapidement reliés entre eux grâce à des réseaux câblés et utilisant les premiers logiciels de bureautique : traitement de textes, tableurs, micro bases de données… D’un point de vue de gestion documentaire, il n’est pas faux d’affirmer que les problèmes vécus de nos jours quant à l’organisation et à l’utilisation des fichiers informatiques trouvent leur source à cette époque. En effet, les utilisateurs de ces appareils n’ont été initiés que sur les fonctionnalités des logiciels et sur la façon de sauvegarder les fichiers qu’ils créaient, ce qui est encore beaucoup le cas au moment de la rédaction de cet ouvrage. Jamais on ne s’est penché sur les modalités d’organisation et de gestion de ces nouveaux documents. Il faut dire qu’à l’époque, ces nouveaux outils étaient avant tout considérés comme des moyens mécaniques de créer plus rapidement des documents. Mais comme dans le cas des premiers ordinateurs, les outils de bureautique sont devenus des générateurs de quantités importantes de documents en format papier. LES PREMIÈRES GÉNÉRATIONS DE LOGICIELS DE GESTION DOCUMENTAIRE – Avec l’arrivée de la micro‐informatique et des réseaux locaux sont nées les premières solutions logicielles de gestion documentaire. Intégrant ou non un schéma de classification, elles permettaient d’enregistrer l’existence de dossiers uniquement en format papier et exigeaient que les utilisateurs choisissent une règle de conservation parmi celles proposées. Au fil des générations qui suivirent, certaines applications proposèrent l’intégration du calendrier de conservation au schéma de classification et introduisirent timidement la possibilité d’associer à la description d’un document enregistré la référence à un fichier informatique et de le consulter en appuyant sur une touche de fonction quelconque. INTRODUCTION 0.15 LA NUMÉRISATION DE PLUS EN PLUS ABORDABLE – Les développements rapides des technologies issues de l’informatique ont contribué à la création d’outils pour convertir en format numérique des documents en format papier ou pour créer directement de tels documents technologiques. Les premiers balayeurs optiques – scanners – hors de prix ont été progressivement remplacés par des appareils aux coûts plus abordables, voire maintenant dérisoires. Dans la même veine, les caméras, les copieurs et les appareils multifonctionnels numériques ont contribué à la surmultiplication des documents technologiques à gérer dans les organisations. LA PROLIFÉRATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE ET DES SUPPORTS D’INFORMATION – Les nouvelles technologies de l’information et des communications (NTIC) devenues avec le temps les technologies de l’information et des communications (TIC) puis simplement les technologies de l’information (TI) ont contribué à la production d’une quantité phénoménale de logiciels : suites bureautiques, bases de données commerciales, logiciels de dictée, de traduction, de mise en page, de présentation, navigateurs Internet, logiciels de courriels, moteurs de recherche, gestionnaires de contenus, logiciels collaboratifs, logiciels de GÉD… dont les versions continuent d’être optimisées et remplacées à un rythme difficile à suivre pour quiconque est préoccupé par la gestion à moyen et à long terme des documents. Plusieurs de ces applications logicielles sont passées de solutions propriétaires à des solutions ouvertes – open source –. La variété des supports d’information offerts par les manufacturiers s’est aussi multipliée : les uns et les autres naissent et meurent après seulement quelques années de loyaux services : disquettes, vidéodisques, disques ZIP, disques Jazz, cassettes BETA et VHS, cassettes sonores… Nul n’est besoin d’être devin pour imaginer qu’il en sera ainsi pour les cédéroms, les dévédés, les clés USB… et tous les autres supports de stockage d’information qui seront sur le marché dans un futur plus ou moins lointain. L’OMNIPRÉSENCE D’INTERNET – On ne peut passer sous silence l’impact d’Internet et de ses sous‐produits, tels les courriels qui envahissent les organisations, les intranets et les extranets qui facilitent la diffusion et le partage d’information publique ou limitée à certains groupes cible. Internet, particulièrement dans un contexte « sans fil », est le symbole même de la démocratisation de l’accès à l’information. Le concept de système (GID), qui vise des objectifs similaires au sein d’une organisation, y trouve naturellement un point d’appui. LES LOGICIELS DE GID – Avec l’apparition du concept de système de GID, les éditeurs de solutions logicielles, constatant que les documents et les dossiers en format papier allaient, pendant encore un certain temps, devoir être gérés en concurrence avec les documents technologiques, ont compris qu’il était nécessaire de faire évoluer leurs produits. Ainsi, les logiciels de gestion de contenu et ceux de GÉD, axés d’abord et avant tout sur le stockage et le partage des fichiers informatiques ont commencé à intégrer 0.16 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) les outils fondamentaux de gestion documentaire que sont le schéma de classification et le calendrier de conservation et à permettre une certaine gestion des documents ou des dossiers en format papier. De leurs côtés, les produits logiciels dits de « Records Management » qui permettaient déjà de gérer une structure de classification ainsi que des règles de conservation applicables à des documents et des dossiers en format papier ont beaucoup plus facilement ajouté des fonctionnalités permettant d’y associer des fichiers informatiques. Entre les deux démarches, un même point de convergence, la GID; et deux parcours différents pour y arriver. Personnellement, j’ai adhéré et, comme on pourra le constater à la lecture de ce manuel, je continue d’adhérer au second. O–o–o–O La première partie de cet ouvrage décrit l’environnement d’un système de gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Les différents types d’organisations publiques et privées et leurs caractéristiques y sont d’abord présentés. Puis, un module entier est consacré aux ressources à gérer : les documents et les dossiers, les supports et leurs formats ainsi que les contenants dans lesquels ils sont conservés. Le module suivant dresse, à titre de référence, la liste des principales normes, politiques, directives et bonnes pratiques internationales, québécoises et canadiennes en matière de gestion documentaire. Puis, une section est consacrée aux lois et aux règlements du Québec et du Canada qui ont une incidence sur la gestion des documents et des dossiers, tous supports confondus. Le tout est complété par une présentation des exigences de la Loi Sarbanes‐Oxley sur la gouvernance des entreprises publiques. Enfin, cette première partie est complétée par un chapitre sur les métiers de la GID : les types d’intervenants, la formation institutionnelle et les principales associations professionnelles. Pour sa part, la deuxième partie est consacrée à l’énoncé du concept de GID. Un court chapitre fournit une définition de la GID en tant que système en relation avec les processus d’affaires et les autres systèmes d’une organisation. Un module est ensuite consacré aux composantes d’un tel système : les documents normatifs, les schémas de classification, le calendrier de conservation, les outils de vocabulaire contrôlé ou libre, la solution logicielle pour l’automatisation des processus… La troisième section de cette deuxième partie décrit ensuite les fonctions d’un système de GID : d'abord, celles qui sont en amont et en périphérie de celui‐ci, puis celles relatives à la gestion des documents administratifs, à la gestion des documents d’archives de conservation permanente et à la gestion de toute autre information consignée sur un support, dont la documentation de référence. Enfin, un quatrième chapitre porte sur les aspects techniques, sur les processus et sur les aspects légaux du transfert et de la migration des supports d’information par la numérisation ou le microfilmage des documents. INTRODUCTION 0.17 Quant à la troisième partie, elle porte sur la gestion d’un projet de GID. Un premier module est consacré à la gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système alors que le deuxième décrit les phases d’un projet de mise à niveau d’un système existant. Enfin, la quatrième partie dresse la liste d’un certain nombre de facteurs de succès pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système performant de GID en format papier et technologique. La conclusion tente, à la lumière des moyens technologiques anticipés, d’imaginer les systèmes de gestion des documents administratifs, des documents d’archives de conservation permanente et de la documentation de référence des années à venir. Le contenu de cet ouvrage repose essentiellement sur une expérience pratique sur le terrain. Si on exclut les références parmi les plus récentes publiées sur Internet qui y sont citées, on ne retrouvera cependant pas de bibliographie. Le lecteur est invité à se référer à l’excellente recension bibliographique publiée par la revue Archives de l’Association des archivistes du Québec et celle, quoi que très incomplète, diffusée sur le Portail international archivistique francophone (PIAF). 0.02 Première partie L’environnement d’un système de GID Contenu 1. Les organisations et leurs caractéristiques 2. Les ressources à gérer 3. Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques 4. L’environnement légal et réglementaire 5. Les métiers de la gestion intégrée des documents (GID) Module 1 Les organisations et leurs caractéristiques Contenu Des entités juridiques 1.2 Les organismes publics au Québec 1.2 Les organisations du secteur privé québécois 1.5 Les autres organisations 1.5 La mission et les valeurs 1.7 Les produits, les services et les clients 1.9 Les domaines, les fonctions et les activités 1.11 Les domaines d’affaires 1.11 Le domaine de la gestion interne 1.11 Les activités 1.12 Les politiques, les normes, les directives, les procédures et les processus d’affaires 1.13 La structure administrative 1.15 L’environnement technologique 1.17 La gestion d’une organisation 1.19 P our concevoir, développer, déployer, évaluer et maintenir des systèmes de gestion intégrée des documents de qualité supérieure qui répondent adéquatement aux besoins, il faut d’abord avoir une excellente compréhension de leur environnement. Chacun doit tenir compte des particularités de chaque type d’organisation. Il est aussi essentiel de connaître les caractéristiques des ressources à gérer : les documents, les dossiers et les contenants. Évidemment, il est essentiel de bien circonscrire le concept de gestion intégrée des documents et d’en maîtriser l’environnement normatif, légal et réglementaire. Enfin, ces activités sont réalisées par différents métiers de niveau professionnel et technique. L’environnement physique d’un système de gestion intégrée des documents est l’organisation : un ministère, un organisme, une régie, un office, une commission, un tribunal, un conseil, une agence, un établissement, une institution, une entreprise, une compagnie, une société, une firme, un bureau, une coopérative, une association, une fédération, une corporation, un syndicat… Chaque organisation possède un statut juridique qui lui est propre et elle a une mission et des valeurs auxquelles sont associés des produits ou des services offerts à une clientèle. On y réalise des activités généralement encadrées par des politiques, des normes, des procédures et des processus d’affaires. Toute organisation possède une structure administrative ainsi que des instances. On y gère des ressources et des activités qui génèrent la communication d’informations ainsi que la création et la réception de documents. 1.2 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Des entités juridiques Les organismes publics au Québec Les organisations sont des entités juridiques titulaires de droits et d'obligations. Elles ont généralement un nom enregistré et ont pignon sur rue. Elles possèdent des biens, acquièrent des droits, assument des obligations et des responsabilités, signent des contrats et des ententes, peuvent intenter des poursuites ou être poursuivies et sont généralement administrées par un conseil d'administration. Au Québec, on distingue cinq groupes d’organismes publics : le Lieutenant‐gouverneur et l’Assemblée nationale, les ministères et les organismes du gouvernement aussi nommés à l’aide de l’acronyme MO, les tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs, les organismes des réseaux publics et les organismes privés assimilés à des organismes publics. Tous ces organismes sont assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur les archives qui les catégorise ainsi dans son annexe : Il existe deux grandes catégories d’organisations : les organismes publics dont la création et l’existence sont confirmées par une loi et les organisations du secteur privé qui ont un statut juridique qui varie selon le type d’enregistrement légal. Au Québec, la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales (L.R.Q., chapitre P‐45) oblige les entreprises privées à s'immatriculer au registre des entreprises et à y déclarer leur forme juridique provinciale ou fédérale. Les organismes publics et les organisations du secteur privé doivent respecter les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. S’ils sont reconnus ISO, ils doivent appliquer, depuis 2001, les recommandations de la norme ISO 15489‐2 – Information et documentation – « Records Management ». Les obligations légales et réglementaires relatives à la gestion des documents varient selon les catégories d’organisations. Au Québec, les organisations sont assujetties aux lois québécoises et canadiennes. Si elles ont des bureaux à l’extérieur du territoire québécois, elles doivent respecter les lois en vigueur dans les provinces et les territoires du Canada ou celles des autres pays. Cette loi est décrite dans le module 4 L’environnement légal et réglementaire. Cette norme est décrite dans le module 3 sur Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques. Le Lieutenant‐gouverneur, l’Assemblée nationale et les organismes en relevant Ces organisations du pouvoir législatif comprennent aussi toute personne désignée par l’Assemblée nationale pour exercer une fonction en relevant et tout organisme dont elle nomme les membres tels le Vérificateur général du Québec, le Directeur général des élections… Ces organismes ont des obligations légales quant à la gestion de leurs documents. Ils gèrent leurs documents administratifs de façon autonome et conservent leurs documents d’archives de conservation permanente. Les ministères et les organismes du gouvernement (MO) Ces organisations du pouvoir exécutif sont celles dont le gouvernement ou un ministre nomme au moins la majorité des membres, dont les fonctionnaires ou employés sont nommés suivant la Loi sur la fonction publique (L.R.Q., chapitre F‐3.1.1) ou dont le fonds social fait partie du domaine de l'État. Elles ont toutes une loi constitutive qui détermine, entre autres, les responsabilités du dirigeant (ministre ou président), leur organisation administrative, leur mission et leurs pouvoirs, les dispositions financières. Parfois, des LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES articles de cette loi définissent certaines obligations concernant la création, la conservation ou la gestion de certains documents. D’autres lois que doivent administrer ces organismes publics peuvent aussi avoir des incidences sur les caractéristiques de leurs systèmes de gestion documentaire. Les ministères et les organismes du gouvernement québécois n’ont pas des obligations légales identiques en matière de gestion des documents administratifs. Ces organisations gèrent localement leurs documents administratifs et versent leurs documents d’archives de conservation permanente à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Le nombre de ministères et d’organismes varie en fonction de la décision du gouvernement de regrouper ou de répartir les fonctions, ce qui n’est pas sans conséquence sur la gestion gouvernementale des documents. Les tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs Ces organisations du pouvoir judiciaire appliquent généralement les mêmes règles de gestion des documents que les ministères et les organismes du gouvernement. Ces organisations gèrent localement leurs documents administratifs et versent aussi leurs documents d’archives de conservation permanente à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en accord avec la Loi sur les archives. Cependant, les tribunaux au sens de la Loi sur les tribunaux judiciaires (L.R.Q., chapitre T‐16) ne sont pas visés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 1.3 Les organismes des réseaux publics Les réseaux publics sont composés des organismes municipaux, des organismes de santé et de services sociaux et des organismes d’éducation. Tous doivent appliquer les mêmes règles de gestion de leurs documents administratifs et de leurs documents d’archives. Ils gèrent localement leurs documents administratifs et ont la responsabilité de conserver leurs documents d’archives de conservation permanente. Les organismes municipaux Ces organisations comprennent la Communauté métropolitaine de Montréal, la Communauté métropolitaine de Québec, la Communauté métropolitaine de l’Outaouais, les organismes institués par les lois constitutives de ces organismes, les villes et les municipalités et tout organisme constitué à titre d'agent de celles‐ci ou relevant autrement de leur autorité ainsi que l'Administration régionale Kativik. Font aussi partie de ce groupe les sociétés de transport en commun instituées par la Loi sur les sociétés de transport en commun (L.R.Q., chapitre S‐30.01). Depuis 2006, sont assimilés à des organismes municipaux dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : les centres locaux de développement (CLD) et les conférences régionales des élus (CRÉ) visés respectivement par la Loi sur le ministère du Développement économique, de l'Innovation et de l'Exportation (L.R.Q., chapitre M‐30.01) et par la Loi sur le ministère des Affaires municipales et des Régions (L.R.Q., chapitre M‐22.1). En 2009, ces organismes n’étaient toujours pas visés par la Loi sur les archives. Organisme créé de la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ) et des Archives nationales du Québec (ANQ) en 2006 en vertu de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., chapitre B‐1.2). Bibliothèque et Archives nationales du Québec est l’autorité archivistique au Québec. Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, article 5, alinéa 3 paragraphe 2. 1.4 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les organismes de santé et de services sociaux Les organismes de santé et de services sociaux Ces organisations comprennent les établissements publics visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q, chapitre S‐4.2), soit les Centres de santé et de services sociaux (CSSS) qui exploitent un centre local de services communautaires (CLSC), un centre hospitalier (CH), un centre d'hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) ou un centre de réadaptation physique ou intellectuelle, les agences de la santé et des services sociaux (ASSS) visées par cette loi et la Corporation d'hébergement du Québec. Ils comprennent également les établissements publics de santé ou de services sociaux visés aux articles 10 et 11 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (L.R.Q., chapitre S‐5), les conseils régionaux de santé et de services sociaux (CRSSS) constitués en vertu de cette loi, les centres hospitaliers (CH) et les centres d'accueil (CA) constituant des établissements privés conventionnés au sens de cette loi. Ces organisations comprennent les établissements privés conventionnés visés dans l'article 475 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q, chapitre S‐4.2) et qui exploitent un centre local de services communautaires (CLSC), un centre hospitalier (CH), un centre d'hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) ou un centre de réadaptation physique ou intellectuelle. Les organismes d’éducation Ces organisations comprennent les commissions scolaires, le Comité de gestion de la taxe scolaire de l'île de Montréal, les collèges d'enseignement général et professionnel (CÉGEP) et les universités. Les organismes privés assimilés à des organismes publics Certains organismes privés des secteurs de l’éducation et de la santé et des services sociaux sont assimilés à des organismes publics. Entrent également dans cette catégorie les ordres professionnels ainsi que d’autres organismes des secteurs de l’éducation et de la santé et des services sociaux. Tous ces organismes gèrent localement leurs documents administratifs et ont la responsabilité de conserver leurs documents d’archives de conservation permanente. Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, article 1.1. Les organismes d’éducation Ces organisations comprennent les établissements agréés aux fins de subventions en vertu de la Loi sur l'enseignement privé (L.R.Q, chapitre E‐9.1) et tout autre établissement d'enseignement dont au moins la moitié des dépenses de fonctionnement sont payées par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. Font aussi partie de cette catégorie les institutions dont le régime d'enseignement est l'objet d'une entente internationale au sens de la Loi sur le ministère des Relations internationales (L.R.Q., chapitre M‐25.1.1). Les ordres professionnels Ces organisations regroupent des membres d'une profession et constituent des personnes morales reconnues par la loi. Elles ont pour fonction de s'assurer de la qualification professionnelle de leurs membres, d’en assurer la formation continue, d’en tenir à jour le registre ou tableau, de faire appliquer les codes de déontologie et d’assurer la qualité des services offerts aux citoyens. Le Québec comptait 45 ordres professionnels en 2009. Depuis 2006, les ordres professionnels sont visés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En 2009, ils ne l’étaient toujours pas par la Loi sur les archives. LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES Les organisations du secteur privé québécois Au Québec, les organisations du secteur privé se divisent en deux groupes : les entreprises à but lucratif et les organismes à but non lucratif (OBNL). Leur statut juridique est défini dans leur certificat de constitution, dans leur charte ou dans leurs lettres patentes. Ces organisations ne sont visées par aucune loi spécifique sur la gestion des documents administratifs ou des documents d’archives de conservation permanente. Par contre, elles doivent respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chapitre P‐391). La conservation de certains de leurs documents est aussi assujettie aux lois fiscales du Québec et du Canada et à un certain nombre d’autres lois en fonction de leurs secteurs d’activités. Les entreprises à but lucratif Au Québec, il existe grosso modo deux types d’entreprises à but lucratif : les entreprises privées (entreprises individuelles, sociétés en nom collectif, sociétés en commandite, coopératives, compagnies et personnes morales constituées hors Québec, syndicats de copropriété) et les entreprises cotées à la bourse, appelées aussi entreprises publiques (à ne pas confondre avec les organismes publics décrits précédemment). La typologie des entreprises peut varier selon les pays. LE CAS PARTICULIER DES ENTREPRISES PUBLIQUES COTÉES À LA BOURSE. À la suite des scandales financiers dans différents pays au début des années 2000, dont ceux d’Enron et de Worldcom aux États‐Unis, ces dernières doivent respecter des lois à portée internationale qui imposent de nouvelles règles sur la comptabilité et la transparence financières : aux États‐Unis, la Loi Sarbanes‐Oxley, du nom de ses promoteurs, les sénateurs Paul Sarbanes et Mike Oxley; en France, la Loi sur les nouvelles régulations économiques et la Loi pour la confiance et la modernisation de l'économie; au 1.5 Canada, en Ontario, la Loi mettant en œuvre certaines mesures budgétaires et d'autres initiatives du gouvernement (L.O. 2002, chap. 22 ‐ Projet de loi 198) qui a modifié, entre autres, la Loi sur les valeurs mobilières (L.O. 1990, chap. S.5). Ces lois ont des impacts sur la qualité de la gestion des documents de ces entreprises. Les organismes à but non lucratif (OBNL) D’autres organisations telles que des associations et autres types de regroupement, des syndicats, des compagnies et des personnes morales sans but lucratif, des organisations non gouvernementales québécoises (ONG)… peuvent aussi souhaiter mettre en place un système efficace de gestion de leurs documents. Les autres organisations D’autres organisations telles que les ministères et les organismes du gouvernement du Canada au Québec ou les organismes internationaux sont assujetties aux lois et aux règlements qui les régissent. Par exemple, les organismes fédéraux canadiens doivent respecter les directives émises par Bibliothèque et Archives Canada et respecter la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. On les appelait autrefois les « organismes sans but lucratif » (SBL). Cette loi est décrite dans le module 4 L’environnement légal et réglementaire. Organisme créé de la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada (BNC) et des Archives nationales du Canada (ANC) en 2004 en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et sur les Archives du Canada. Cette loi est décrite dans le chapitre sur l’environnement légal et réglementaire. Bibliothèque et Archives Canada est l’autorité archivistique au Canada. Ces lois sont décrites dans le module 4 L’environnement légal et réglementaire. L A I L B A C S O X / C ‐ 1 À À déterminer L S SOX/C‐198 C C Q d é t e r LBAC LAI LADPRP L C J T I LA Catégories d’organisations sur le territoire québécois et lois auxquelles elles sont assujetties L A D P R P LS L A CC LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) LCJTI 1.6 Organismes publics au Québec Le Lieutenant‐gouverneur, l’Assemblée nationale et les organismes en relevant Ministères et organismes du gouvernement (MO) Tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs Organismes des réseaux publics Organismes municipaux et les organismes en relevant Centres locaux de développement (CLD) Conférences régionales des élus (CRÉ) Organismes de santé et de services sociaux Organismes d’éducation Organismes privés assimilés à des organismes publics Organismes de santé et de services sociaux Organismes d’éducation Ordres professionnels Organisations du secteur privé québécois Entreprises à but lucratif Entreprises publiques cotées à la bourse Organismes à but non lucratif (OBNL) Autres organisations Organismes du gouvernement du Canada au Québec Organismes internationaux Légende : LA = Loi sur les archives LADPRP = Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels LCJTI = Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information CC = Code civil du Québec LS = Lois spécifiques applicables selon le ou les domaines d’activités de l’organisation LAI = Loi sur l’accès à l’information (Canada) LBAC = Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada SOX/C‐ 198 = Loi Sarbanes‐Oxley (États‐Unis) et Loi sur la conformité (Canada) À déterminer = Selon les lois applicables LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES 1.7 La mission et les valeurs Toutes les organisations publiques et privées, quelle que soit leur taille, ont une mission (raison d’être) et des valeurs organisationnelles. Généralement elles sont écrites, affichées dans les locaux, diffusées sous forme de dépliant ou sur leur site Web. La mission circonscrit généralement les domaines d’affaires alors que les valeurs permettent de reconnaître, entre autres, les caractéristiques de la culture organisationnelle et du style de gestion de ses dirigeants. Cette information est souvent consignée dans une Déclaration de services aux citoyens (organismes publics) ou dans une Déclaration de services à la clientèle (secteur privé). Elle est importante, car elle pourra fournir un certain nombre de pistes sur l’approche conceptuelle et opérationnelle et sur les caractéristiques spécifiques du système de gestion intégrée des documents à concevoir, à développer et à déployer. Exemple pour une entreprise de multiservices en gestion intégrée des documents Mission : La mission de l’entreprise est de proposer aux organismes publics et aux organisations du secteur privé des solutions adaptées à leurs besoins en gestion de l’information portée par tout type de support. Partenaire privilégié de ses clients, l’entreprise se distingue grâce à son offre globale de produits et services de qualité supérieure et à l’application d’une méthodologie unique qui respecte les bonnes pratiques du métier. La passion et le savoir‐faire de notre équipe contribuent à accompagner efficacement nos clients dans le processus de conception, de développement, de déploiement et de maintien de leurs systèmes de gestion de l’information. Valeurs : Les valeurs de l’entreprise se reflètent autant dans son approche auprès de sa clientèle qu’auprès de ses employés. Collaboration Rigueur Écoute Efficacité Respect …et viser l’Excellence De nombreux exemples peuvent être consultés sur Internet. 1.8 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) « Les entreprises qui composent le centre des activités économiques depuis les dernières 40 années sont celles qui savent tirer profit de la production et de la distribution de l'information. » Peter F. Drucker LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES 1.9 Les produits, les services et les clients Une organisation livre des produits ou des services à des clients. Ces activités sont génératrices de documents produits ou de documents reçus dont la typologie est intimement liée à la mission de l’organisation. Le panier de produits ou de services peut être plus ou moins garni, certaines organisations étant plus spécialisées que d’autres. Comme les clients avec qui l’organisation fait affaire ne possèdent pas nécessairement les mêmes ressources technologiques que les siennes, une variété de formats de documents risquent d’être produits ou reçus, à la fois en format papier et en format technologique. Aussi, pendant encore plusieurs années, les systèmes de gestion documentaire à mettre en place dans les organisations devront nécessairement être hybrides et, dans plusieurs cas, les performances seront affectées par des échanges d’information consignée sur papier. Exemple pour une entreprise de multiservices en gestion intégrée des documents Produits : Publications techniques Solutions logicielles Guide des utilisateurs de logiciels Tablettes de lecture numériques ... Services: Conception de systèmes de GID (états de situation et plans d’action, études spécifiques…) Développement de systèmes de GID (schémas de classification, calendriers de conservation, normes et procédures…) Déploiement de systèmes de GID (traitement des dossiers et des documents, numérisation de documents…) Évaluation et contrôle de systèmes de GID (audit, mise à jour de système…) Hébergement de solutions logicielles Formation et perfectionnement des ressources humaines Placement de ressources professionnelles et techniques ... Clients : Ministères et organismes Organismes municipaux Organismes de santé et de services sociaux Organismes d’éducation Organisations du secteur privé o—o—o LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES 1.11 Les domaines, les fonctions et les activités Dans toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, les activités requises pour accomplir leur mission et livrer leurs produits et leurs services se divisent en deux grands domaines d’intervention : les domaines d’affaires lié à la mission et le domaine de la gestion interne, en soutien aux domaines d’affaires. Chaque domaine se subdivise en fonctions auxquelles sont associées les activités réalisées dans l’organisation. Ce modèle est universel. Les domaines d’affaires Les organisations similaires (municipalités, commissions scolaires, centres de santé et de services sociaux, ordres professionnels…) ont des domaines d’affaires comparables qu’il est possible d’anticiper d’une organisation à l’autre. Les fonctions qui s’y rattachent et les séries documentaires générées peuvent être prévisibles. Quant aux organisations dont le caractère est unique (ministères, organismes du gouvernement, entreprises privées…), elles ont des domaines d’affaires qui leur sont propres. Il faut nécessairement analyser en profondeur la situation pour identifier les fonctions qui y sont reliées. En général, le nombre de fonctions associées aux domaines d’affaires d’une organisation n’est pas plus grand que le nombre de fonctions relatives au domaine de la gestion interne. Exemple de fonctions pour une entreprise de multiservices en GID La gestion de la prospection des clients La gestion des services professionnels La gestion des services techniques La gestion des solutions logicielles La gestion des services de formation et d’édition La gestion des services de placement Le domaine de la gestion interne Toutes les organisations publiques et privées ont des domaines de gestion interne comparables. On est aussi en présence d’un modèle universel. Ces domaines sont toujours composés d’un maximum de huit fonctions : La gestion administrative (en général) La gestion des ressources humaines La gestion des ressources financières La gestion des ressources matérielles et des services La gestion des espaces ou des ressources immobilières La gestion des ressources informationnelles La gestion des communications La gestion des affaires juridiques 1.12 LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) Les activités Les domaines et leurs fonctions regroupent l’ensemble des activités qui leur sont propres. Ce sont les activités liées aux fonctions et aux domaines qui sont génératrices de documents et de dossiers. Le nombre et la variété des activités dans une organisation dépendent de sa taille. Un grand nombre d’activités peuvent être prévisibles pour les fonctions des domaines d’affaires dans le cas d’organisations similaires et, évidemment, pour les fonctions des domaines de la gestion interne de tous les organismes publics et privés. Exemple d’activités pour le domaine de la gestion interne Production et mise à jour des plans d’action Production des rapports administratifs Compilation des statistiques Planification des campagnes publicitaires Gestion des communications Web Production du matériel publicitaire Gestion des réseaux informatiques Gestion des documents Embauche du personnel Évaluation du personnel Gestion de la comptabilité Achat de matériel et d’équipement Entretien des locaux Gestion des contrats ... LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES 1.13 Les politiques, les normes, les directives, les procédures et les processus d’affaires Pour réaliser ses activités et répondre aux besoins de ses clients et de son personnel, une organisation se dote de politiques, de normes, de directives et de procédures. Elle met en place également ses processus d’affaires afin d’accomplir efficacement sa mission. Généralement, ces outils de management sont regroupés dans des guides de gestion. Ce sont des documents très utiles pour définir les caractéristiques du système de gestion intégré des documents à concevoir et à développer. Ce système produira à son tour un nouveau corpus de politiques, de normes, de directives et de procédures relatives à la gestion documentaire. Une politique est un « ensemble de principes généraux indiquant la ligne de conduite adoptée par une organisation privée ou publique, dans un secteur donné, et qui guident l'action ou la réflexion dans la gestion de ses activités ». Une norme est un ensemble de « règles, de principes, d'éléments destinés à uniformiser des méthodes ou des moyens d'action et à guider dans l'application d'une politique quelconque ». Une directive est une « prescription qui émane d'une autorité administrative et qui détermine la ligne de conduite à adopter, l'orientation à suivre ou la façon de procéder ». Elle peut rendre obligatoire l'application d'une politique. Les notions de principes directeurs ou de lignes directrices sont associées aux directives. Une procédure est l’ensemble « des étapes à franchir, des moyens à prendre et des méthodes à suivre dans l'exécution d'une tâche ». Elle « décrit la séquence chronologique des étapes d'un travail ou indique à chacun les actes qu'il doit accomplir ». Un processus d’affaires correspond au « déroulement rationnel d'une opération ou d'une suite d'opérations » et à l’agencement « logique des éléments [activités] d'une fonction ». Il s’agit en fait de l’ensemble des activités logiquement interreliées qui produisent un résultat déterminé. Les processus d’affaires constituent principalement la base pour l’établissement de schémas de classification de qualité. C’est d’ailleurs ce que recommande la norme ISO 15489 Records Management. Office québécois de la langue française, Grand dictionnaire terminologique. 1.01 ISO 15489‐2 – Information et documentation – « Records Management » ‐ Partie 2 : Guide pratique, paragraphe 4.3.4. LES ORGANISATIONS ET LEURS CARACTÉRISTIQUES 1.15 La structure administrative Les organisations possèdent une structure administrative qui est généralement représentée sous forme graphique par un organigramme. La taille d’un organigramme varie souvent en fonction de la taille de l’organisme lui‐même. Dans les ministères et les organismes du gouvernement du Québec, on distingue généralement l’organigramme général (Plan d’organisation administrative supérieure [POAS] des organigrammes sectoriels (Plans d’organisation administrative inférieure [POAI]. L’organigramme est un outil utile pour la conception, le développement et le déploiement d’un système de gestion intégrée des documents. Cependant, comme il évolue en fonction de l’évolution de l’organisation elle‐même et des moyens que le dirigeant et les gestionnaires souhaitent se donner pour accomplir efficacement leur mission, il ne doit absolument pas servir de base pour l’établissement du schéma de classification. De façon générale et selon la taille des organisations, la structure administrative est composée des éléments suivants : Le dirigeant (président, sous‐ministre en titre…) La haute direction (sous‐ministres adjoints, vice‐présidents, directeurs principaux, directeurs généraux…) Les gestionnaires des unités administratives (directeurs, chefs de service, chefs de division…) Les instances (comité exécutif, comité de direction, comité de ge